Юлия Романовская: Работоспособность и производительность сотрудника в новом офисе – это деньги владельца компании!

Переезд в новый офис во многих компаниях воспринимают как подготовку к празднику. К сожалению, реальность оказывается намного сложнее и прозаичнее красивых грез коллектива. О том, почему так происходит, какие ошибки допускаются при переезде и как их избежать, «Разумной Недвижимости» рассказывает Юлия Романовская, архитектор, аудитор DGNB и глава компании Um Architects.

Юлия, это правда, что крупнейшие российские и иностранные компании, арендующие офисы класса А в Москве и других крупных городах России обращались к вам за проектом?

Да, это правда. Наша компания выполняет полный спектр архитектурно-строительных проектов и специализируется на разработке оригинальных концепций, соответствующих финансовой модели заказчика, требованиям к энергосбережению и дальнейшей эксплуатации. Мы работаем на рынке с 2004 года. За это время спроектировали порядка 1 млн кв. м площадей, реализовали более 100 объектов различного назначения: от многофункциональных комплексов в условиях вечной мерзлоты (аквапарк и фитнес-центр в Норильске) и штаб-квартир корпораций до частных интерьеров премиум-класса. Среди знаковых объектов: офис самого крупного розничного банковского центра (Цветной бульвар), офисы РЖД, бизнес-центр «Домников», штаб-квартиры Danon, LG, S7, RWM Capital, ИНКОМ, производственная база и офисы Cotton way, отели, в том числе Novotel Шереметьево, фитнес-центры и многое другое.

С чем сталкиваются компании при переезде в новый офис? Часто ли вам приходилось исправлять ошибки своих клиентов или наблюдать курьезные ситуации?

Действительно, курьезов в моей практике было немало. Когда компании планируют переезд, очень немногие делают это правильно. Первый вопрос, который им нужно решить – выбрать новый офис. Его поиск поручают брокеру. Увы, брокер, как правило, имеет очень расплывчатое представление о количестве и качестве необходимых площадей. Но это и не его профессиональная задача. Поэтому, обычно и брокер, и клиент прибегают к помощи мебельных компаний. Просят их сделать варианты test fit – тестовых планировок в предлагаемых к аренде площадках.

Проблема в том, что в 90% случаев наработки мебельщиков не учитывают нормативов по проектированию – ни пожарных, ни санитарных, никаких других. И уж тем более на данном этапе никто не проверяет достаточно ли существующих в здании инженерных мощностей для удовлетворения потребностей клиента: хватит ли ему воздуха, электричества и т.д. Обычно выполняется задача по размещению требуемого количества человек на максимально выгодной брокеру площадке.

Другой часто встречающийся вариант – когда переезжающая в новый офис компания сначала находит фирму, специализирующуюся на project management. Она и помогает подобрать проектную команду, генподрядчика, поставщиков и т.д. Теоретически, этим и должны заниматься PM команды. Но очень часто они лоббируют интересы определенных проектировщиков. По естественным причинам: всегда с кем-то удобно, комфортно и выгодно работать, а с кем-то нет. Да и рынок поделен достаточно жестко. Тендеры, как правило, закрытые. Их участников приглашает сам заказчик, а РМ компания прорабатывает список приглашенных. Все понимают, кто будет проектировщиком в проекте, как только узнают, какую PM компанию нанял заказчик. Для этого достаточно взглянуть на референц-лист управленцев. В последнее время появилась еще одна проблема. К участию в тендере на проектирование офисов начинают зазывать компании или дизайнеров, которые с общественными пространствами вообще никогда не работали.

Как тогда быть компании, которая хочет переехать на новое место?

Если вы хотите выбрать проектировщика, который будет устраивать именно вас, слушать вас и слышать, удовлетворять именно ваши потребности, советую выбирать его самостоятельно. Определитесь, что вы хотите, какие у вас требования к компании, которая должна проектировать новый офис. Лучше сделать это до определения новой площадки. Есть у некоторых компаний-заказчиков очень хороший опыт – подбирать архитектора и РМ одновременно, в параллельных тендерах. Такой подход хорош тем, что исключает давление и лоббирование.

В вопросе выбора нового офиса необходима помощь и консультации именно профессиональной проектной команды. Ее специалисты знают, на что нужно обращать внимание, какие цифры запрашивать у собственников зданий, какие у переезжающей компании. Если нам удается начать работать с клиентом на самом раннем этапе, то мы помогаем ему избежать всех возможных ошибок. Мы ищем максимально соответствующий потребностям бизнес-центр или здание, а не пытаемся разместить клиента там, где больше комиссия.

Наши постоянные клиенты знают, что у нас они могут получить очень быстрый и профессиональный анализ предложенных вариантов от тех же брокеров. Обычно, когда площадка уже определена и выбранное здание соответствует всем потребностям, наступает этап выбора проектной команды.

Какие ошибки при переезде в новый офис компании допускают чаще всего?

Первая и главная – обращаются не по адресу. Не к архитектору, а, например поставщику мебели. Или вообще к дизайнерам, не имеющим опыта работы с общественными пространствами и административными зданиями. Все начинается с правильной планировки. Точнее говоря, должно начинаться. Неправильно сделанный фундамент в любом процессе приведет к дальнейшим перекосам и ошибкам.

Некорректный test fit, к примеру, приведет к неверному определению требуемой площади. Заключенный клиентом на основе этих данных договор долгосрочной аренды усугубит проблему. При дальнейшем проектировании станет очевидно, что офис мал. Тогда нужно будет либо искать дополнительные площади, либо сжиматься, либо садиться плотнее. Все эти варианты удлиняют сроки, увеличивают бюджеты и лишают комфорта после переезда.

Вторая распространенная ошибка – неправильное определение бюджета. Необходимо точно посчитать, сколько денег потребуется на новый дом для компании. Или, имея данные о бюджете в виде зафиксированной цифры, правильно оценить ситуацию и варианты, и просчитать, как можно распорядиться этими деньгами.

С грамотно выбранной командой все эти вопросы решаемы в нужное время. Поэтому я считаю, что всегда нужно искать команду профессионалов с опытом и репутацией.

Известно, что для работы над офисами многие руководители нанимают специалистов, которые удачно спроектировали им дома. Рассчитывают, что новый офис получится таким же удачным. Какова цена ошибки, если над проектом нового офиса начинает работать, например, дизайнер квартир или домов?

Это квест – все может получиться, а может не получиться. Но вариант с «не получилось» мы наблюдаем намного чаще. Доводилось наблюдать курьезные случаи, когда нанимали начинающего, не имевшего опыта работы с офисными пространствами дизайнера, и он мог положить, например, паркет в офисе прямо на путях эвакуации. А это категорически запрещено пожарными нормами.

Безусловно, среди дизайнеров много людей очень талантливых и интересных. И картинки, созданные ими для тех же тендеров, могут поразить заказчика, привлечь, очаровать – как угодно это назовите. Но архитектура – это ремесло, требующее очень большого количества и общих, и узкоспециализированных знаний. Знаний, в частности, именно в том сегменте, который мы обсуждаем. Помимо традиционных form follows function, есть еще нормативы и технические аспекты, которые ни в коем случае нельзя игнорировать.

А руководители компании зачастую думают так: пусть нам дизайнеры нарисуют проект, а потом мы найдем еще какую-то проектную компанию или отдадим его генподрядчику, который и превратит нам эти картинки в реальный офис. И ситуация продолжает развиваться в сторону неуправляемого хаоса. Приходят дизайнеры, которые из-за отсутствия опыта и базовых знаний вообще ничего не понимают в офисах и кладут паркет на путях эвакуации. Ни одна компания, которая работает на рынке fit out, такого не запроектирует! Например, мы, если беремся за проект, то выпускаем комплексную документацию, а не просто дизайн-проект. Мы ставим свою печать, подпись, отвечая за это своей лицензией. А мальчики и девочки, которые только вчера рисовали однокомнатные квартиры, у которых вдруг появилась возможность нарисовать большой и красивый офис, с радостью и горящим взором берутся за эти задачи.

Мало того, что результатом этой работы становятся недопустимые к реализации картинки, никто из участников процесса не понимает, сколько это будет стоить, как это можно сделать, какими средствами и в какие сроки уложиться. Клиент может восхититься: какая красота! А ситуация уже патовая – одни нарисовали, другие согласились. Дальше все это приходит к генподрядчику. Нормальный подрядчик говорит: ребята, вы что? Это нельзя, это нельзя, и это тоже нельзя. У него тоже лицензии и ответственность. Начинается составление сметы. От подрядчика требуют удешевления и сокращения сроков. И подрядчик начинает удешевлять как может, меняя материалы, инженерные и эстетические решения.

В результате клиент разочарован. Вроде, деньги потратили, время, а результат совсем не тот, который ожидали. Мало, кто из клиентов понимает, что проектирование и реализация проекта высокотехнологичного и правильного интерьера стоит дорого. Поэтому, планируя переезд в новый офис, нужно быть предельно осторожным. Меня всегда возмущала попытка втянуть клиента в битву заранее: ну, что ты, мы тебе сейчас все сделаем и в смету впишем, такая у тебя будет красота! Ведь когда человек заключил контракты с подрядчиком, арендодателем и начал реализацию проекта, выход из него – это просто катастрофа.

Вы можете привести какой-то характерный пример просчета при планировании переезда, когда происходили досадные или смешные ошибки?

Ошибки в данном случае обычно совсем несмешные, потому что, как правило, вопрос касается больших бюджетов. Изначально выбрав неправильный путь, заказчик загоняет себя в угол. Уже потом он понимает, что деваться некуда. Надо увеличивать бюджет или на коленке удешевлять процесс, получать непонятно что, а потом решать простые бытовые проблемы сотрудников: одному жарко, другому холодно, третьему воздуха не хватает, а четвертому темно.

Даже расчет сантехприборов может оказаться неверным. Приведу такой пример. Проблема грязных, неубранных, немытых туалетов в офисе очень часто возникает не по вине клининговой компании. Дело в том, что их посчитали по нормативу. А российские нормативы в этой части несколько отличаются от европейских. Нормы количества унитазов в разы ниже европейских. У нас на 45 мужчин или 30 женщин приходится один унитаз, а в Европе – 10-15. Поэтому, уборщица просто физически не успеет это убрать, даже если очень захочет.

Поэтому все надо просчитывать на начальном этапе: составить бюджет, определить, какие будут материалы, планировки и технологии. Я считаю, что нужно быть честным по отношению к клиенту, говорить ему открыто: нет, вот в это здание вы не сядете, и вот в это тоже не сядете. Нужно составить опросный лист, понять, сколько у клиента будет подразделений, сколько сотрудников, как будут выстроены коммуникации внутри компании. Дальше все это сформировать в блок-схему, сделать на ее основе нормальный полноценный test fit. Он вам поможет снять все данные и просчитать не только бюджетную составляющую, но и, в первую очередь, определит клиенту, сколько же квадратных метров ему надо.

Как правило, клиент не знает, сколько будет стоит ремонт и переезд. Насколько сумма, которую планирует потратить клиент и реальная сумма переезда отличаются?

Мы всегда делаем реальную бюджетную оценку. Степень попадания финальной сметы по завершении проекта в нашу исходную бюджетную оценку составляет 3-5%. Это очень высокий процент. Клиент должен понимать, что он получит в итоге, какого вида будет этот продукт и в течение какого времени. Чтобы получить в нужное время ровно то, на что вы рассчитывали, нужно сделать правильный выбор в самом начале. Выбранная вами команда отстроит дальнейший путь.

Ни для кого не секрет, что рынок сегодня сжался, платежеспособных клиентов стало намного меньше, как и собственно проектов, появилось много мошеннических схем. Чтобы не платить, тебе начинают предлагать какие-то фантастические договоры с отсутствием авансирования вообще и отсроченным последним платежом, который ты никогда не получишь. Поэтому большинство подрядчиков говорят клиенту то, что он хочет услышать, руководствуясь не интересами заказчика, а своими собственными.

Действует принцип: войти в проект любой ценой, получить какую-то сумму и выйти. В этом случае, люди просто не готовы доводить начатое дело до конца, что-то обсуждать с заказчиком, с подрядчиком, ехать на стройку. Очень часто весь объем и проектирования, и реализации пытаются возложить на генподрядчика (так называемый design and build). Первый вопрос, который я задаю клиенту, когда проходит какой-то тендер: как вы выбираете, что для вас важно? Если клиент выбирает ценой и больше ни на что не смотрит, я в эти тендеры даже не захожу. Это пустая трата времени.

Можно ли составить пошаговую инструкцию, как переехать в новый офис без проблем?

Первое и главное – это правильно выбрать команду, определить изначально свои потребности. Для этого нужно составить список этих потребностей. На их основании сформировать требования к новой площадке. Второе – определить бюджет проекта, сроки проектирования и реализации. Сделать это без правильной и квалифицированной помощи очень сложно. Поэтому возвращаемся к пункту один – выбор команды. Смотреть нужно, в первую очередь, на портфолио команды, на реализованные проекты, на опыт. А дальше идут вопросы технологии.

Мы много сегодня говорили о test fit, что может показаться на первый взгляд чрезмерным. Но это именно тот фундамент, который позволяет нам дальше грамотно и правильно строить наш процесс – и систематизировать потребности, и снять все количественные показатели, и бюджет посчитать, и графики реализации построить. все нормируется, имеет определенные цифровые показатели. Можно сказать, что три кита, на которые надо ставить любой проект – это команда, потребности и бюджет. Важно все: какие отделочные материалы предполагаются в проекте, как сделано освещение. Вся работа, которая ведется в рамках проекта, большая, комплексная и сложная. От того, насколько правильно и комфортно вы сделали освещение в офисе, какое качество воздуха и микроклимат вы создали, на каком кресле сидит сотрудник и т.д. От всего этого зависит, как сотрудник себя чувствует, какая у него будет работоспособность. А работоспособность и производительность – это деньги владельца компании. Никто не связывает самочувствие сотрудника со своей финансовой прибылью. А она есть, и прямая!